Rechnungspflichtangaben

Gesetzliche Pflichtangaben im Standardfall

dein vollständiger Name und deine Anschrift
Name und Anschrift des Kunden
Rechnungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer
Steuernummer oder UID/USt-IdNr., wenn erforderlich
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
konkrete Leistungsbeschreibung
Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag, sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird
Sonderhinweise bei Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge oder Steuerbefreiung

Zahlungsziel, Bankverbindung, Ansprechpartner und Projektbezug sind professionell und praktisch, aber keine umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Trenne Empfehlungen von gesetzlichen Mindestangaben.

Deutschland und Österreich: nicht blind kopieren

Viele Rechnungsfehler entstehen, weil Vorlagen aus dem Internet übernommen werden. Eine deutsche Vorlage passt nicht automatisch für Österreich und umgekehrt. Auch dein Steuerstatus verändert die Angaben.

Für deutsche Kleinunternehmer enthält § 34a UStDV seit 2025 einen reduzierten Pflichtkatalog. Rechnungsnummer und Leistungsdatum gehören dort nicht zum gesetzlichen Minimum, bleiben aber für einen belastbaren Prozess empfehlenswert. Ein passender Hinweis lautet: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

In Österreich gelten nach Rechtsstand 2026 für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro brutto vereinfachte Regeln; Kleinunternehmer dürfen unabhängig vom Rechnungsbetrag vereinfacht abrechnen. Bei einer inländischen B2B-Rechnung über 10.000 Euro brutto ist zusätzlich die UID des Empfängers erforderlich, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

Deutschland: PDF ist nicht gleich E-Rechnung

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer, E-Rechnungen empfangen können. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung und keine strukturierte E-Rechnung. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027; Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Bewahre E-Rechnungen im empfangenen strukturierten Originalformat unverändert auf. Eine bloße PDF-Ansicht oder ein Ausdruck ersetzt den strukturierten Datensatz nicht.

Prüfliste vor dem Versand

Ist der Kunde mit vollständiger Firmenbezeichnung eingetragen?
Ist die Rechnungsnummer eindeutig und passt zur Nummernlogik?
Ist die Leistung so beschrieben, dass sie später nachvollziehbar ist?
Stimmen Leistungsdatum und Rechnungsdatum?
Passt der Umsatzsteuerhinweis zu deinem Status?
Ist das Zahlungsziel klar?
Ist die Rechnung im vorgeschriebenen Originalformat gespeichert und in der Projektakte abgelegt?

Typische Fehler

Rechnungsnummern springen ohne nachvollziehbares System.
Leistungsbeschreibung lautet nur „Dienstleistung“.
Kleinunternehmerhinweis fehlt.
Umsatzsteuer wird ausgewiesen, obwohl sie nicht ausgewiesen werden darf.
EU-Kunden werden ohne UID-Prüfung abgerechnet.
Rechnung wird nach Versand überschrieben statt mit Korrektur oder Storno sauber behandelt.