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Freelancerkompass

Recht & Organisation

Rechnungen schreiben

Rechnungen sind kein Nebenprodukt, sondern Teil deines Geschäftsmodells. Wenn du sie sauber aufsetzt, sparst du dir Rückfragen, Zahlungsverzug und spätere Korrekturen.

Primärquellen zuletzt geprüft: . Prüfe bei Sonderfällen trotzdem die aktuelle Rechtslage oder lass deinen Einzelfall fachlich beurteilen.

Reihenfolge

So baust du eine Rechnung richtig auf.

  1. 1Kundendaten vollständig erfassen
  2. 2Leistung und Leistungszeitraum sauber beschreiben
  3. 3Rechnungsnummer fortlaufend vergeben
  4. 4Steuerlogik korrekt wählen
  5. 5Zahlungsziel und Bankdaten ergänzen
  6. 6zulässige sonstige Rechnung oder strukturierte E-Rechnung ausgeben und im vorgeschriebenen Format aufbewahren

Pflichtangaben

Deutschland und Österreich sauber getrennt.

Deutschland

Gesetzliche Angaben hängen vom Fall ab: Standardrechnung nach § 14 UStG, Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV oder Kleinunternehmerrechnung nach § 34a UStDV. Zahlungsziel und Bankverbindung sind sinnvoll, aber keine umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.

  • Gesetzlich im Standardfall: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien
  • Gesetzlich im Standardfall: Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Gesetzlich im Standardfall: Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Gesetzlich im Standardfall: Menge und Art der Leistung sowie Leistungszeitpunkt
  • Gesetzlich im Standardfall: Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder Befreiungshinweis
  • Für deutsche Kleinunternehmer nach § 34a UStDV gilt ein reduzierter Pflichtkatalog; ein eindeutiger Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gehört dazu.
  • Empfohlen für einen belastbaren Prozess: Rechnungsnummer und Leistungsdatum auch dann ergänzen, wenn sie im konkreten Kleinunternehmerfall nicht zum gesetzlichen Mindestkatalog gehören.
  • Empfohlen: Zahlungsziel, Bankverbindung, Ansprechpartner und eindeutige Projekt- oder Vertragsreferenz

Österreich

Grundlage ist vor allem § 11 UStG. Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro brutto und Rechnungen österreichischer Kleinunternehmer können vereinfachten Regeln folgen; die Vorlage ist bewusst auf einen robusten Standard ausgelegt. Zahlungsziel und Bankverbindung sind Empfehlungen, keine umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.

  • Name und Anschrift von dir
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Ausstellungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
  • Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
  • Entgelt netto
  • Steuersatz und Steuerbetrag oder Befreiungshinweis
  • deine UID, wenn sie für den konkreten Umsatz erforderlich ist
  • UID des Kunden bei Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Fällen und bei inländischen B2B-Rechnungen über 10.000 Euro brutto, soweit gesetzlich erforderlich
  • bei Kleinunternehmerregelung ein klarer Hinweis auf die Befreiung; eine UID muss nicht allein für eine inländische Kleinunternehmerrechnung beantragt werden
  • empfohlen: Zahlungsziel, Bankverbindung und eindeutige Projekt- oder Vertragsreferenz

Software

Welche Tools für Rechnungen sinnvoll sind.

Lexware Office

Sehr gut für Gründer in Deutschland, die Rechnungen, Mahnungen und E-Rechnungen in einem Tool bündeln wollen.

  • starker Deutschland-Fokus
  • E-Rechnungen
  • Angebote und Mahnungen
  • gute Eignung für Solo-Selbstständige

Für Österreich nicht die erste Wahl.

Zur Software

sevdesk

Gut für Deutschland und Österreich, wenn du Rechnungen, Belege und laufende Buchhaltung zusammenhalten willst.

  • DE- und AT-Angebot
  • E-Rechnung
  • Belegmanagement
  • saubere Cloud-Lösung

Vor dem Abschluss immer prüfen, ob dein konkreter Länderfall und deine Steuerlogik wirklich abgedeckt sind.

Zur Software

FastBill

Gut für Selbstständige in Deutschland, die viel Wert auf Rechnungen, Mahnungen und schlanke Abläufe legen.

  • stark bei Rechnung, Mahnung und Belegablage
  • klarer Freelancer-Fokus
  • gute Automatisierungen

Für Österreich weniger naheliegend als spezialisierte Alternativen.

Zur Software

Accountable

Besonders interessant für Solo-Selbstständige, die eine einfache App-Logik und Steuerbegleitung mögen.

  • starker Freelancer-Fokus
  • E-Rechnung
  • mobile Nutzung
  • verständliche Oberfläche

Vor Abschluss prüfen, ob dein Leistungs- und Länderfall vollständig passt.

Zur Software

Fehler vermeiden

Diese Punkte machen Rechnungen unnötig unerquicklich.

  • Leistungsdatum im Standardfall weglassen oder bei reduziertem Pflichtkatalog ohne bewusste Prozessentscheidung darauf verzichten
  • Rechnungsnummern doppelt oder chaotisch vergeben
  • nur ein vages Sammelwort wie „Dienstleistung“ schreiben
  • falschen Steuerhinweis bei Kleinunternehmerregelung verwenden
  • Rechnung ohne vollständige Kundenadresse verschicken
  • ein normales PDF als strukturierte E-Rechnung bezeichnen
  • Rechnungen versenden, aber nirgends systematisch und im Originalformat ablegen

Selbst nachprüfen

Primärquellen zu Pflichtangaben und E-Rechnung.

Deutschland: § 14 UStG – Ausstellung von RechnungenDeutschland: § 34a UStDV – Rechnungen von KleinunternehmernBundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026Österreich: USP – Rechnung und PflichtangabenEU-Kommission: UID-Prüfung über VIES